Гарантийное письмо – это документ, в котором изложены обязательства отправителя по отношению к получателю. Чаще всего оно используется для подтверждения оплаты, предоставления информации третьим лицам, гарантии отсроченного платежа или подтверждения соответствия качества товара условиям договора о купле-продаже.
Гарантийное письмо не заменяет заключение договора между сторонами, и его юридический статус намного ниже. Законом не регулируются правила оформления гарантийного письма, но они были сформированы в деловой сфере.
Как написать гарантийное письмо
Гарантийное письмо, как и любой другой документ, имеет несколько обязательных частей:
- Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов: название и код организации, ОГРН и ИНН, адресат, регистрационный номер, заголовок, дата.
- Основная часть – суть гарантии. Обычно начинается со слов: «Настоящим письмом гарантирую…» или «Подтверждаем, что…».
- Заключительная часть – подпись и печать. Подписи должны ставить руководитель и главный бухгалтер, если это гарантия оплаты.
- Приложения – это могут быть: свидетельство о регистрации предприятия, выписка из ЕГРЮЛ (единый гос. реестр юридических лиц), свидетельство о постановке на налоговый учет, приказ о назначении гендиректора и другие документы, в которых есть необходимость.
Для написания гарантийного письма лучше всего использовать фирменный бланк компании.
Заголовок должен быть предметным («О выполнении работ», «О приеме на работу» и т.п.). В тексте не обязательно использовать фразу «гарантийное письмо» или «гарантия», ее можно заменить синонимом (свидетельство, заверение, поручительство и т.п.). Также необходимо указать, какие штрафы предусмотрены за невыполнение обязательств.
Основные правила составления гарантийного письма:
- Деловой стиль. Гарантийное письмо является официальным документом, поэтому и написано должно быть в официальном стиле без использования жаргонов и просторечных слов.
- Краткость. Нужно использовать четкие формулировки и избегать размытых фраз и длинных предложений – только лаконичное изложение сути.
- Объем письма. Письмо должно быть написано на одном листе.
- Конкретика. Никаких «может быть» и «возможно». Только конкретные действия, четкие суммы и точные сроки.
- Расшифровка подписи. Это ФИО, контакты, должность и пр.
Не стоит забывать, что репутация отправителя и история его взаимоотношений с получателем также влияет на успех гарантийного письма.
Гарантийное письмо об оплате
Такое письмо гарантирует своевременную оплату или возмещение расходов, о чем необходимо сообщить в основной части.
Обязательно нужно прописать банковские реквизиты и юридический адрес компании-отправителя, а дополнительно можно указать:
- Возможность кредита.
- Ответственность при нарушении сроков оплаты и прочее.
Сумма платежа должна быть точной и указана как в цифрах, так и прописью.
Кроме руководителя свою подпись под таким письмом должен поставить главный бухгалтер (или финансовый директор). Во всем остальном его составление придерживается общих правил написания гарантийных писем.
Гарантийное письмо на выполнение работ
Этот тип гарантийного письма заверяет, что определенный договором объем работ будет выполнен к конкретной дате. Сроков может быть несколько, если предусмотрено поэтапное выполнение работы.
Такое гарантийное письмо может быть составлено и до заключения договора, тогда необходимый к выполнению объем работ должен прописываться в основной части письма. Но чаще всего его пишут, если сроки выполнения по основному договору срываются.
Кроме того, гарантироваться может и качество оказываемых услуг (например, соответствие ГОСТу).
Самое главное правило при составлении гарантийных писем любого вида – все обязательства должны быть исполнены вовремя и в полном объеме. Об этом непременно нужно помнить. Если существует вероятность не уложиться к выбранной дате, следует заменить ее другой, либо сократить список гарантий.