Бухгалтерия

Как правильно составить и утвердить график отпусков


График отпусков позволяет определить заранее отпуск каждого сотрудника организации. Это дает возможность руководителю обеспечить максимально эффективную работу предприятия, а подчиненным – планировать свой отдых.

Что такое график отпусков

Составление графика отпусковГрафик отпусков – это документ, в котором фиксируется расписание отпусков всех сотрудников организации — форма т7. Наличие подобного графика дает возможность регулировать количество уходящих в отпуск и находящихся на рабочих местах людей. Документ составляется каждый год работниками кадровой службы предприятия и утверждается на последней стадии руководителем, после чего вносить в него изменения запрещается.

Главным плюсом наличия графика отпусков для работников является гарантированное право сотрудника на получение ежегодного отпуска и возможность заблаговременного планирования отдыха.

Работодатель имеет целый ряд преимуществ, благодаря предоставлению отпусков по графику:

  • Возможность своевременного оформления отпуска.
  • Подготовка к выплате отпускных.
  • Время на поиск замены.
  • Возможность избежать накапливания отпусков у сотрудников.

Правила составления графика отпусков

График должен быть составлен и утвержден за две недели до наступления нового года. При составлении документа пожелания работников могут быть учтены, если это не противоречит интересам организации и не сказывается на эффективности рабочего процесса. Обычно в нормативных документах предприятия отображается количество сотрудников из одного отдела, которые могут одновременно находиться в отпуске.


При составлении графика отпусков можно пользоваться формой Т-7, но это не является обязательным требованием. Работодатель имеет право использовать собственную форму документа, подписанного руководителем отдела кадров и непосредственно руководителем организации.

Новые сотрудники получают право на отпуск через полгода после прихода на работу. При составлении графика важно учитывать этот момент.

Сотрудники могут быть приняты на работу по срочному договору на срок, не превышающий 6 месяцев. В этом случае решение о занесении данного сотрудника в график принимается руководителем.

Порядок составления графика отпусков

При составлении документа важно учитывать положения закона, особенности деятельности организации (опасные условия труда, планы расширения, взаимозаменяемость сотрудников и т.д.), пожелания работников.

Составляя график, работники кадровой службы берут в расчет следующие данные:


  • Порядок составления графикаНаличие права на отпуск. Каждый работник имеет по закону 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. После шести месяцев постоянной работы у одного работодателя работник получает право на предоставление ему данного отпуска. В этом случае отпуск планируется не от начала года, а от момента приема сотрудника на работу. Если сотрудник работает в организации не первый год, то отпуск ему предоставляется в любое время в соответствии с графиком. Есть отдельные категории работников, которые обладают правом на получение оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев.
  • Стаж работы. При расчете стажа для назначения отпуска учитываются следующие показатели: фактически отработанное время, неотработанное время с сохранением за работником должности, время вынужденного пропуска (незаконное отстранение от работы с последующим восстановлением, отстранение из-за пропуска обязательного медицинского осмотра по объективным причинам), период нахождения в неоплачиваемом отпуске по собственному желанию. При оформлении отпуска в стаж работы не включают периоды отсутствия работника без уважительных причин и отпуск по уходу за ребенком.
  • Неиспользованный отпуск. Если у работника остались неиспользованные календарные дни из прошлых отпусков, то эти дни добавляются к настоящему отпуску.
  • Право на дополнительный отпуск. Некоторые категории граждан имеют право на получение дополнительных оплачиваемых отпусков.
  • Обеспечение непрерывной работы организации. Как правило, работники предпочитают брать отпуска в летнее время либо в начале осени. Не все предприятия могут позволить себе отпускать всех сотрудников в отпуска в данное время. При составлении графика отпусков всегда учитывается необходимость обеспечения бесперебойной работы организации и нахождения на местах нужного количества сотрудников. Особенно важной является очередность предоставления отпусков для сотрудников одного подразделения.
  • Учет пожеланий сотрудников. Работодатель может учитывать пожелания работников относительно времени отпусков, если такая возможность у него есть. Работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, его продолжительности, возможности переноса и т.д. Закон не определяет конкретную форму составления документа с пожеланиями сотрудников, поэтому данный вопрос остается в ведении отела кадров предприятия.

Использование при составлении графика отпусков общепринятой формы Т-7 является более удобным вариантом, поскольку в ней предусмотрены все необходимые графы. Все сведения об очередности отпусков и их продолжительности отражаются в графике по месяцам.

Документ должен включать в себя не только ежегодные оплачиваемые отпуска, но и:

  • Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.
  • Неиспользованные отпуска.
  • Отпуска внешним совместителям.

График составляется кадровыми работниками и утверждается руководителем отдела кадров, после чего отдается на подпись руководителю предприятия (либо уполномоченному лицу).

Руководитель должен утвердить представленный документ не позднее 17 декабря текущего года.

Видео: как составить график отпусков


Внесение изменений в график отпусков

Внесение изменений в график отпусковВносить изменения в график отпусков можно только с разрешения работника кадров, отвечающего за составление графика, и руководителя предприятия. Внесение изменений в документ допускается при:

  • Переносе отпуска.
  • Досрочном отзыве сотрудника на работу.
  • Занесении в график новых сотрудников, пришедших после утверждения документа.

Законом не регулируется процедура внесения изменений в документ. Каждый работодатель самостоятельно утверждает порядок внесения подобных правок. Наиболее оптимальным вариантом считается прикрепление к утвержденному документу приложений, которые содержат информацию о внесенных правках.

Возможные ошибки

Часто организации допускают ошибки при составлении графика отпусков. Наиболее распространенные из них:

  • Отсутствие утвержденного графика. Подобное нарушение часто встречается в небольших компаниях с ограниченным числом сотрудников. Отпуска в них предоставляются по заявлению работника и заранее не планируются. Отсутствие графика отпусков является административным нарушением и может повлечь за собой дисквалификацию компании (до 3 лет).
  • Неверное заполнение и утверждение графика. В документе могут быть заполнены не все графы, либо присутствовать ошибки. Также, могут быть не соблюдены требования по процедуре утверждения документа начальником отдела кадров и руководителем организации.

Другие типичные ошибки:

  • Несоблюдение утвержденного графика.
  • Игнорирование пожеланий сотрудников.
  • Неверное деление отпуска на части (одна часть должна быть не меньше 14 дней).
  • Внесение в график отпуска по уходу за ребенком.
  • Внесение в график учебного отпуска.
  • Неверный расчет оплаты за неиспользованные дни предыдущих отпусков.
  • Назначение первого дня отпуска на последний рабочий день.
  • Совпадение отпусков руководителя и заместителя.
  • Отсутствие у работника отпуска 2 года и более.
  • Отказ в переносе отпуска сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для них время.
  • Отказ в переносе отпуска при неосведомленности сотрудника о начале отпуска.
  • Нарушение сроков начисления отпускных.
  • Деление отпуска на части без согласия работника.

Добавить ответ