Расшифровка терминов

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля — форма №3


Деятельность многих организаций невозможно осуществлять без использования транспорта, который требует немалых расходов на ремонт и техническое обслуживание.

Для каждой статьи затрат в любой конторе обязательно будет нужно документальное подтверждение. Для того чтобы обосновать расходы, которые возникли при эксплуатации служебного автомобиля, потребуется оформить путевой лист для легкового автомоблия. Форма этого документа была утверждена российским Правительством еще в 1997 году.

Каждой организации, занимающейся грузо- и пассажирскими перевозками, обязательно надлежит иметь путевой лист на транспортные средства. Он необходим и для того, чтобы уменьшить налоги, выплачиваемые на автомобиль.

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист – это документ, который имеет специальную утвержденную форму № 3 и оформляется по специальным правилам, которые указаны в перечне о порядке выполнения расчетов за перевозки легковым транспортом. В зависимости от типа транспортного средства бланки документа заполняются по-разному.

Для правильного учета транспортных автоперевозок потребуется ведение журнала учета путевых листов с утвержденным перечнем № 8. Путевые листы регистрируются в журнале, затем диспетчер записывает номер и дату выдачи документа, ставит свою подпись напротив каждого из них.

При использовании грузового транспорта необходимо оформить товарно-транспортную накладную и заполнить путевой лист по форме № 4.

Согласно приказу Минтранса России № 68 от 2000 года все предприятия должны оформлять путевые листы при осуществлении транспортных перевозок.

Для этого используются формы:

  • ПЛ-1 (легковые автомобили).
  • ПГ-1 (грузовой транспорт).
  • ПА-1 (автобус).

Оформление путевого листа легкового автомобиля


Оформление путевого листа для легкового автомобиляПутевой лист является чрезвычайно важным документом для легкового авто. Только он дает письменную гарантию того, что автомобиль находится в исправном состоянии. Также он может потребоваться для оформления финансовой отчетности в государственном учреждении или для индивидуального предпринимателя, на которого работает владелец автомобиля.

Информация в путевом листе показывает затраты на топливо, которые оказывают влияние на сумму налога. Документ должен быть заполнен механиком или диспетчером. Затем оформленный путевой лист выдается водителю транспортного средства.

На каждый рабочий день должен выписываться новый документ. Если же сотрудника отправляют в командировку на служебном автомобиле, то и путевой лист предоставляется на определенное число дней.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист выдается водителю (сотруднику определенного предприятия) еще до начала рабочего дня. Документу присваивается определенный номер и серия, а также проставляется дата. Водитель должен в нем расписаться.

В путевом листе указывают конкретную марку автомобиля, основываясь на ПТС. Также указывается государственный знак. Табельный номер учреждения или фирмы и инициалы водителя должны быть включены в путевой лист. В другой графе указывают номер водительского удостоверения.

В путевом листе присутствует графа с наименованием «технически исправен». В ней прописывается значение спидометра, но только после того, как легковой автомобиль будет проверен механиком. Мастер должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив исправность автомобиля. Если на машине осуществляются лицензированные виды перевозок, обязательно потребуется заполнить строчки о лицензионной карточке.

Правильное заполнение путевого листаКаждый водитель перед поездкой получает определенное письменное задание, в котором указывается наименование организации, владеющей данным транспортным средством. В листе указывается конкретное время, когда водитель выехал из гаража. Марка топлива, код и литраж – это данные, которые следует прописать на лицевой стороне бланка путевого лица.

Для остатка топлива существует специальная графа. Эта информация вносится в путевой лист только в конце рабочего дня. Расход по норме просчитывается, исходя из показаний пробега. После указания этих данных будет наглядно виден перерасход горючего или его экономия. На документе ставится печать предприятия, владеющего легковым автомобилем.


После заполнения лицевой стороны путевого листа можно перейти к обратной. Там указываются данные, которые касаются бухгалтерского учета. В разделе «Результат работы автомобиля за смену» необходимо написать сумму заработной платы. Если она рассчитывается по часам, указываются отработанные часы и общий результат в специальной ячейке. Если оплата сдельная, сначала необходимо просчитать километраж.

Выше графы о заработной плате находится специальная таблица, куда вносят адреса пунктов отправки и прибытия транспорта, время, которое было потрачено на переезд. Графа «код заказчика» заполняется только в том случае, когда транспортное средство используется для обслуживания сторонних заказчиков.

Некоторые организации разрабатывают собственные бланки для оформления первичной документации. Только бюджетные и транспортные организации обязаны использовать унифицированный путевой лист по форме № 3.

Видео: как заполнить путевой лист для легкового автомобиля

Формы бланка путевого листа для легкового автомобиля

Форма № 6 используется для работы на транспорте исключительно в служебных целях для обслуживания одного или нескольких заказчиков за один день. Получается, что в этом случае бланк необходимо заполнять ежедневно.

Существует еще и другая – форма №7 путевого листа для легкового автомобиля. Она может применяться организацией в случае использования служебного легкового транспорта в течение нескольких дней. Регистрация нового путевого листа по этой форме производится, если заканчивается место для записей в предыдущем документ или происходит смена заказчика. В данном случае клиентом может стать любая организация.


В зависимости от формы путевого листа на легковой транспорт существуют определенные нюансы их заполнения. В графе про выполнение задания в шестой форме путевого листа водителю (при использовании служебного транспорта) необходимо указать, откуда он выехал и куда двигался. Если он не пересекал границы города, эта информация прописывается в строке «по городу».

В иных ситуациях в графы вносится маршрут с указанием начального и конечного пунктов следования, а также расстояния между ними. Конкретные адреса маршрутов указывать при этом необязательно. Если же на служебном автомобиле сотрудник отправляется за город, адрес, дом и улица организации должны быть внесены в соответствующие графы в обязательном порядке.

Водитель, который осуществляет управление служебным легковым автомобилем, должен иметь при себе следующие документы:

  • Регистрационные документы на конкретное транспортное средство.
  • Водительское удостоверение категории «В».
  • Доверенность от руководства организации на управление легковым автомобилем.
  • Товарно-транспортная накладная и путевой лист.

Водитель служебного транспорта может получить лист только под расписку.

Последствия неверно оформленного путевого листа

При оформлении путевого листа на легковой автомобиль не все организации четко следуют существующим правилам его заполнения. В итоге возникают ошибки, которые могут иметь крайне неприятные последствия.

В большинстве случаев накладывается штраф. При этом нарушителю не возмещают убытки, которые связаны с ГСМ и денежные средства за работу, которой он занимался.

В случае неправильного оформления путевого листа юридическое лицо должно выплатить штраф в размере десяти процентов суммы после оценки операций прописанных в соответствующем документе.

Последствия неверно оформленного путевого листаНа основании закона «О бухгалтерском учете и отчетности» действие должно быть подкреплено первичной документацией, имеющей юридическую силу и оформленной ответственными исполнителями.

Если первичные документы оформлены по специальной форме, содержащейся в альбомах учетной документации, они могут быть приняты к учету. В случае неправильного оформления документов (с нарушениями нормативных актов) они не будут приниматься к учету.

Неправильно оформленный путевой акт расценивается как полное отсутствие этого документа. Поэтому и штрафные санкции будут такими же. Может быть сделано предупреждение или выписана квитанция на выплату пятисот рублей.




Добавить комментарий