Трудоустройство всегда предполагает оформление ряда документов, что предписывает законодательство. Один из них – трудовая книжка, в которой отражается весь трудовой стаж. В первую очередь нужно отметить важность правильного заполнения трудовой книжки. На основе записей в этом документе человеку начисляется пенсия при завершении трудового периода жизни. Обращают внимание на них и все будущие потенциальные работодатели.
Законодательная база
Заполнение трудовой книжки происходит по определенным правилам, которые регулируются соответствующим положением.
«Инструкция по заполнению трудовых книжек» в Российской Федерации была принята в 2003 году. Она действует и по сей день, и содержит в себе всю нужную информацию.
Также заполнение трудовой книжки регулируется другими законодательными актами. Это:
- Трудовой Кодекс РФ. Определяет понятие трудовой книжки, описывает обязанности по ее заполнению, оформлению ведению и хранению.
- Кодекс РФ об административных правонарушениях. Указывает на ответственность за неправильное обращение с трудовой книжкой.
- Постановление Министерства труда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Описывает четкие правила по заполнению различных разделов трудовой книжки и исправления ошибок.
- Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках». Определяет образец и форму документа, а также вкладыша, правила ведения и хранения.
Ответственные лица
Ответственным лицом за заполнение, оформление, учет, выдачу и хранения трудовых книжек в любой организации является сотрудник, который исполняет эти обязанности.
Ответственное лицо за ведение трудовых книжек назначается:
- Распоряжением руководителя.
- Соответствующим приказом.
Если в организации отсутствует кадровая служба или лицо, ответственное за трудовые книжки, значит, работодатель не организовал соответствующим образом систему учета, ведения и хранения трудовых книжек. За это он может быть привлечен к административной ответственности.
В соответствии с КоАП РФ, статьей 5.27, на виновное должностное лицо может быть наложен штраф от одной до пяти тысяч рублей либо приостановка деятельности в принудительном порядке на срок до трех месяцев. Юридическое лицо может быть наказано на 30 – 50 тысяч рублей в качестве штрафа либо также на принудительное приостановление деятельности на такой же срок.
Правильное заполнение трудовой книжки
Рассмотрим, как заполняется в трудовой книжке первая страница, на которой содержится личная информация работника.
Данный раздел заполняется следующим образом:
- 1 строка: фамилия, имя и отчество работника. При заполнении этого поля учитывается то, как эти же данные занесены в паспорт.
- 2 строка: дата рождения. Поле заполняется арабскими цифрами. Очередность – число, месяц, год. При написании числа и месяца необходимо писать две цифры, например, 9 февраля – 09.02. Год – четыре цифры, например, 2015.
- 3 строка: образование. Заполняется четко и подробно, без каких-либо сокращений. Следует помнить об отсутствии понятия высшее образование, поскольку оно либо полное, либо неполное.
- 4 строка: дата заполнения трудовой книжки. Заполнение трудовой книжки, согласно законодательству, должно производиться в течения пяти дней с даты трудоустройства. Порядок написания даты – число, месяц, год (число и месяц – две цифры, год – четыре цифры).
- 5 строка: место для подписей. В этом поле ставят свои подписи работник и сотрудник организации, который заполняет трудовую книжку.
- 6 строка: печать. Печать в трудовой книжке ставит руководитель отдела либо директор организации.
Первая запись в трудовой книжке
Далее перелистывается первый лист и делается первая запись. Сначала вписывается наименование организации в графу «Сведения …». Здесь не должно быть никаких сокращений.
Далее строка заполняется слева направо:
- 1 поле: номер записи по порядку. Рядом с первой записью проставляется номер 1.
- 2 поле: дата заполнения. Дата внесения записи вносится арабскими цифрами: число, месяц, год.
- 3 поле: здесь пишутся сведения о приеме работника на работу, его переводе либо отстранении от занимаемой должности. Рядом с этой записью обязательно расписывается сотрудник. Это свидетельство того, что он ознакомлен с данным приказом.
- 4 поле: основания для внесенной записи. Тут может быть указан протокол, приказ или распоряжение. В обязательном порядке вносится номер и дата приказа. Например, Приказ от 01.02.2015 №1.
Здесь можно скачать образец заполнения трудовой книжки.
Трудовая книжка для индивидуального предпринимателя
Трудовая книжка – основной документ, который является подтверждением трудовой деятельности лица. Но как быть с индивидуальным предпринимателем? Ведь он не работник, а сам – работодатель.
Согласно законодательству, эта категория лиц попадает под исключение. ИП не может вносить сведения в трудовую книжку.
Для начисления трудового стажа индивидуальному предпринимателю необходимо делать отчисления в Пенсионный Фонд и Налоговую Службу.
Что еще нужно знать при заполнении трудовой книжки
При оформлении трудовой книжки необходимо также знать следующие нюансы:
- Исправление ошибок. Если в записи, внесенной в трудовую книжку, сделана ошибка, то ее исправление производится в специально установленном порядке. Нельзя замазывать и зачеркивать запись, она остается так, как есть. Но под записью в графе «Сведения о …» вносится следующая пометка «В таком то поле была допущена ошибка». Далее указывается верное написание слова.
- Отсутствие сокращений. При оформлении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения. Такие сокращения, как ООО, ОАО, ЗАО – раскрываются полностью.
- Внесение записей определенной ручкой. В соответствии с инструкцией все записи в трудовой книжке должны быть читабельными и аккуратными. Можно применять ручки – гелиевые, перьевые, шариковые. Чернила – синего, фиолетового или черного цвета.