Права работодателя

Как работодателю вернуть переплаченные отпускные?


Авансирование отпускных – дело вполне обычное. Для полноценного отдыха членов коллектива, сезоны времени отдыха ежегодно меняются: с осеннего на летний, с зимнего на весенний. Возникают ситуации предоставление отдыха за определенный период, но не всегда отработанный. При расторжении трудовых отношений предусмотрено право на взыскание с работника незаработанных, но полученных им отпускных.

Право на отпуск

Право на труд и отдых регламентировано Конституцией РФ. Во исполнение статье 122 Трудового кодекса РФ работающему человеку каждый год предоставляется оплачиваемый отдых – это обязанность работодателя. Период для отдыха определяется со дня начала трудовых отношений. Например, каменщик Иванов начал трудовую деятельность 25 июня 2017 года, расчетный период предоставления отпуска будет рассчитываться с 25.06 по 24.06 каждого года.

Важно: расчет периода работы – основной показатель для предоставления отдыха, выплаты отпускных, окончательных начислений при увольнении!

Оформить отдых можно по истечении шестимесячного непрерывного периода работы. Отработавшим менее указанного срока право на отдых предоставляется:

  • женщинам до начала, либо по окончании отпуска по беременности и родам;
  • усыновителям ребенка в возрасте до трех месяцев;
  • лицам, не достигшим 18 лет;
  • иным категориям, согласно законодательству.

График устанавливает время освобождения от работы. Отдых гарантируется в равных правах постоянному сотруднику и работающему по совместительству. Отдых предоставляется в полном объеме за каждый год работы.

Неотработанные отпускные

Гарантированная продолжительность времени освобождения от работы 28 дней ежегодно. Расчетный период никак не влияет на денежные выплаты перед уходом в отпуск. Только во время увольнения, возникает ситуация неотработанных отпускных. Рассмотрим значение данного понятия.

Неотработанный период возникает при оформлении отдыха спустя 6 месяцев с начала работы и увольнении до истечения года, или в последующие годы, если используемый отдых предоставлялся авансом, то есть за неотработанный год.

Например: отпуск для каменщика Иванова, принятого на работу 25.06.2017, будет считаться авансированным при использовании с 28.12.2017 за период с 25.06.2017 по 24.06.2018, или с 25.06.2018 по 24.06.2019, если он оформлен 01.02.2019.

При текущем режиме работы ничего не происходит, при расторжении трудовых отношений учитывается расчетный период, и при наличии авансирования, переплата удерживается из окончательных выплат. Следовательно, по вышеприведенному примеру, за время с 01.02.2019 по 24.06.2019 отпускные выплачены за время неотработанного периода и подлежат возврату.

Решение вопроса по переплаченным отпускным

Законодательством предусмотрена процедура возврата выплаченных отпускных за неотработанное время. Руководители предприятий всех форм собственности (за исключением государственной и муниципальной), имеют право простить долг. Для представителей нанимателя бюджетных организаций, такие действия недопустимы, они рассматриваются как нецелевое использование средств государственного, либо муниципального бюджета.

Когда удерживаются

При увольнении определяется период, за который был предоставлен последний ежегодный оплачиваемый отпуск. При выявлении неотработанного периода, уточняется количество дней отдыха за пределами отработанного срока.


Приказ о прекращении трудовых обязательств содержит информацию о неотработанном расчетном периоде, количестве дней и удержании отпускных. Согласие увольняемого на обеспечение обязательств не запрашивается, если долг не превышает 20% от начисления (статьи 138 ТК РФ).

При добровольном внесении средств, размер оплаты не ограничивается. Сделка оформляется письменным согласием, в заявительном характере. В локальном акте об увольнении обязательна ссылка на добровольное внесение денег, ознакомление заверяется подписью.

Когда не удерживаются

Недопустимо взыскание оплаты отпуска по п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Средства не взыскиваются при прощении долга. Такое соглашение заключается между юридическим и физическим лицом, следовательно, обязательно требуется письменное оформление сделки. Соглашение составляется по образцу делового документооборота и содержит: наименование, дату, место составления, реквизиты участников, основной текст с указанием количества неотработанных дней отпуска, прощеной суммы, указания на статью Закона, реквизиты, подписи.

Размер удержания

Возврат переплаченных средств, требует проведения финансовых операций в учетных документах:

  • определение расчетного периода предоставления дней отдыха;
  • определение неотработанного времени;
  • расчет количества неправомерно использованных дней отдыха;
  • уточнение выплат и среднедневного заработка;
  • уточнение расчета средств, выплаченных авансом.

Расчет суммы, которую нужно удержать с сотрудника

Выстраиваем схему обеспечения обязательств:

1. Расчет количества дней неотработанного отдыха проводится по формуле:

Дно = Дио – (До / 12 мес. × М),

Дно и Дио – дни времени освобождения от труда, неотработанные и использованные соответственно;

До – количество дней отдыха;

М – отработанный период в месяцах.


Вернемся к выше приведенному примеру: Иванов оформил отпуск за период с 25.06.2018 по 24.06.2019. По приказу отдых предоставлен на 28 дней: с 01.02.2019 по 01.03.2019. На момент расторжения трудовых отношений, отработано 7 месяцев, произведем расчет: Дно= 28 –[28 / 12 мес.× 7], Дно =28-16,33, Дно  =11,67 дней переплаченных отпускных.

2. Для расчета обеспечения обязательств уточняется средний заработок и начисленная сумму выплат перед отдыхом, производим расчет: ∑ = Дно × СЗ

∑ — размер денежных выплат перед отпуском за неотработанный период; Дно — число неотработанного дней отдыха, СЗ — среднедневного заработка. Примем средедневной заработок в размере 700,00 рублей. Рассчитаем сумму возврата: ∑ = 11,67 × 700 = 8169,00 руб.

В рассматриваемом примере каменщик Иванов при указанных датах и сроках, будет должен работодателю 8169,00 руб. за неотработанный период.

Оформление и удержание долга из заработка работника

При расчете возврата долга, исчисленная сумма не всегда совпадает с реально возможным взысканием. Защищая материальное состояние увольняемого человека, законодатель в ст. 138 ТК РФ ограничил размер удержаний.

ВАЖНО! Недопустимо удержание в размере, превышающем 20% от получаемого работником дохода.

Окончательный расчет включает в себя начисление и удержание по всем, имеющимся у работника обязательствам. К таковым относятся: взыскания по исполнительным листам, материальный ущерб, причиненный работником предприятию. Обеспечение обязательств в совокупности не может быть больше установленных ограничений.

При отсутствии иных обязательств и размере отпускных в объеме 1/5 выплат, деньги удерживаются полностью. Если возвратить долг в полном размере не удается:

  • предлагается добровольно погасить долговые обязательства (требуется перерасчет НДФЛ);
  • решение вопроса согласно ст. 382-383 ТК РФ переносится в суд (удовлетворение иска принимается в случаях 50х50);
  • остаток задолженности не взыскивается (требуется корректировка по налогу на прибыль).

Способы возврата

Согласно ст. 138 ТК РФ с сотрудника удерживается не более 20% заработанных денег. В противном случае урегулирование вопроса развивается в двух направлениях.

  1. Согласие увольняемого вернуть предприятию неотработанный размер денег. Намерение должно быть сугубо добровольное. Запугивание, удержание документов, невыдача расчета, в данном случае совсем не уместно и незаконно. Возврат средств выше 20%, является правом, а не обязанностью сотрудника.
  2. Подача исковых требований в суд является крайней мерой. Рассмотрение иска возможна, если при разбирательстве дела будут представлены доказательства следующего характера:
  • ошибка бухгалтера при начислении;
  • оспариваемые действия работника привели к вынужденному простою предприятия;
  • в неправильности начисления виновен счетный работник.

Налоговые особенности


Для правильного оформления операции переплаты отпускных опираемся на решение руководителя. Если долг прощен, то налог на доходы с физических лиц и страховые взносы не пересчитываются.

При процедуре удержания, бухгалтерские операции проводятся на момент прекращения обязательств. Взносы в социальные фонды уменьшаются на сумму переплаты, следовательно, производится корректировка отчислений. В форме 2-НДФЛ, прибыль уменьшается на размер удержанных выплат в месяц начисления зарплаты, а величина НДФЛ уменьшается на налог с удержанных выплат.

Бухгалтерские проводки

Для понимания проведения операции возврата авансированных средств за неотработанный отпуск и учета в бухгалтерских проводках, продлим разбор выше рассматриваемого примера поэтапно.

  1. Определим исходные данные: излишне начисленные и выплаченные денежные средства составили 8169,00 руб. Выплаты заработка при увольнении – 41200,00 руб.
  2. Найдем фактический аванс без удержания НДФЛ: 8169,00 – (8169,00х13%) = 7107,03 руб.
  3. Проведем расчет и удостоверимся, что размер удерживаемых средств, не превышает 20%: (41200,00 – 41200,00х13%)х 20% = 7168,80 руб. 7168,8 > 7107,03 – сумма переплаты меньше допустимого уровня, значит удерживаем полностью.
  4. Расчет получения заработной платы при увольнении составит: начисление 41200,00 руб. за минусом 13% налога с физических лиц и возврата средств за неотработанное время. 41200,00- (5356,00+7107,03) = 28736,97 руб.

Согласно Инструкции № 174н необходимо внести данные:

Операция Дт Кт Сумма руб.
Начислена зарплата работнику при расчете 4 109 60 211 4 302 11 730 41200
Удержан НДФЛ (41200 руб. x 13%) 4 302 11 830 4 303 01 730 5356
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(41200 руб. x 30,2% /100)

4 109 60 213 4 303 00 730 12442,40
Пересчет отпускных при расчете 4 109 60 211 4 302 11 730 (19600)

11431

Пересчет НДФЛ с  отпускных 4 302 11 830 4 303 01 730 (2548)

1486,03

Пересчет страховых взносов 4 109 60 213 4 303 00 730 (5919,20)

3452,16

Скорректирована переплата излишне выплаченной заработной платы методом «красное сторно»

(8169 – 1061,97) руб.

4 302 11 830 4 206 11 660 (7107,03)
Компенсация затрат по переплате заработной платы 4 209 30 560 4 206 11 660 7107,03
Удержание переплаты 4 304 03 830 4 209 30 660 7107,03
Окончательные выплаты при расчете 4 302 11 830 4 201 34 610

18

28736,97

Когда суммы возврата авансовых выплат больше 20% рубежа, а у самого увольняемого нет желания оплатить задолженность, предприятие вправе обратиться с исков в суд. По различным причинам требования могут быть не удовлетворены. При таких обстоятельствах проводится списание с баланса излишних начислений по решению суда.

Оформление списания в бухгалтерском учете происходит следующим образом:

Операция Дт Кт Сумма руб.
Списание долга по решению суда 2 401 10 173 2 209 30 660 8169,00

Итоги

Переплаченные средства удерживаются из выплат заработка увольняемого человека. Величина обеспечения обязательств не превышает 20%. Если размер переплаты превышает предел допустимого взыскания, увольняемому предлагается добровольное внесение части заработка для оплаты неотработанного времени. Если договоренность не достигнута, работодатель имеет все основания на подачу исковых требований, либо долг не взыскивается.


Добавить ответ