Акт приема-передачи товара представляет собой важный документ установленного образца, который описывает характеристики получаемого или передаваемого товара. В акте обязательно прописывается стоимость продукции. Без подобного документа не обойтись предпринимателям, деятельность которых связана с торговлей или поставками товара.
Определение акта приема-передачи товара
Акт приема-передачи товара – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи товара от одного лица к другому. Обычно используется при перемещении продукции по договору хранения или комиссии.
Обычно при продаже хватает товарной накладной, составленной по определенному образцу. Если же в договоре предусмотрено составление и подписание акта, обойтись без него не получится по закону.
Акт – это двусторонний документ, который должен быть составлен не в одном экземпляре:
- Один из них должен постоянно находиться у торгующей организации, которая приобретала продукцию.
- Второй – у компании, которая занимается реализацией товара и его поставками.
Видео: что такое акт приема передачи товара и его особенности
Обязательные реквизиты, которые должны быть в акте
Российским законодательством не утверждена конкретная форма акта приема-передачи товара, но есть данные, которые обязательно должны быть в нем прописаны:
- Наименование документа и адрес его составления.
- Дата формирования.
- Подробная информация о сторонах, которые заключают сделку – паспортные данные, ФИО, ИНН, гражданство, регистрационный адрес и контактные телефоны.
- Весь ассортимент (полный перечень) товаров, которые подлежат передаче по договору с указанием их количества.
- Данные о качественных характеристиках продукции и возможных дефектах, если таковые имеются.
- Номер договора, который регистрируется в соответствии с требованиями российского законодательства и служит основанием для составления указанного документа.
- Общая стоимость товара.
- Возможные претензии.
- Подписи сторон и оттиски печатей обеих организаций.
Если какие-то дефекты продукции были обнаружены уже после ее получения, принимающая сторона может потребовать полного возмещения ущерба или возврата подобного товара поставщику с заменой на новый. Для этого необходимо будет направить письмо-претензию с указанием дефектов продукции.
Даже при передаче и транспортировке товар может быть утерян. Получателю обязательно следует подстраховаться на такой случай и указать в договоре пункт о возмещении убытков при возникновении неприятной ситуации. В противном случае получить денежные средства за утерянный товар не получится.
Акт приема-передачи может составляться не только для целой партии, но и единичного товара. Нередко обеими сторонами принимается решение об определенной периодичности составления документа.
Акт приема-передачи товара покупателю
Федеральная служба государственной статистики еще в августе 1999 года утвердила базовую форму акта приема-передачи товара покупателю. Помимо основных требований к оформлению, указанных выше, в документе должны быть прописаны:
- Порядковый номер самого акта;
- ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) и ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации);
- Виды деятельности по ОКПО и ОКУД;
- Конечные показатели продукции.
Условия хранения и транспортировки товара обязательно должны прописываться в документе. Это позволит избежать возникновения спорных ситуаций при утере или порче продукции.
Акт приема-передачи товара на хранение
При заключении договора об ответственном хранении потребуется ряд дополнительных документов, включая акт приема-передачи товара на хранение. Это документ, который при фактической передаче товарно-материальных ценностей на хранение специализированной организации. При подписании акта ответственность за сохранность продукции автоматически перекладывается на хранителя на весь срок договора.
Осуществление передачи продукции на хранение возможно и с помощью обычной товарной накладной. Только в ней должны быть прописаны пункты о том, что товар передан на временное содержание. Российским законодательством не регламентируется определенная форма акта.
Для того чтобы учитывать товары, поступившие на хранение:
- Применяется форма МХ-1.
- Акт приема-передачи должен быть составлен в рамках ранее заключенного договора.
- Число экземпляров акта оговаривается в отдельности для каждого конкретного случая.
Если продукция уже была фактически передана на хранение, акт следует составить незамедлительно – в течение одного часа и в трех экземплярах.
В некоторых случаях форма МХ-1 может иметь и другие названия такие, как:
- Акт об ответственном хранении.
- Акт на передачу товаров на хранение.
- Акт передачи ТМЦ и приема-передачи на склад.
Важно знать, что все эти документы составляются аналогично.
Акт в унифицированной форме МХ-1 должен быть составлен поклажедателем и подписан хранителем, то есть принимающей стороной. При его оформлении обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений. Желательно, чтобы на месте находился начальник склада.
Хранение может быть профессиональным и бытовым. Последнее нередко носит стихийный характер, что требует оперативного заключения сделки, незапланированной заранее. В категорию профессионального хранения попадают скоропортящиеся продукты.
Непосредственно перед составлением и подписанием акта, потребуется оформить договор хранения. В нем прописывается число траншей передачи товара и количество товара, который планируется передать.
Акт приема-передачи оказанных услуг
В отличие от акта приема-передачи товара этот документ имеет свои особенности составления и правила оформления. Что касается требований к основным сведениям об организациях и структуре документа, то они ничем не отличаются и в данном случае.
Акт приема-передачи услуг – это дополнение к заранее составленному договору. В договоре обязательно должны быть прописаны нижеперечисленные сведения:
- Форма акта, сроки его составления и подписания.
- Перечень ответственных лиц, которые имеют право подписи.
- Основные требования к содержанию акта.
В документе должны отражаться виды и стоимости выполненных работ или услуг. Унифицированной формы данного акта не существует. Исключение могут составить только строительно-монтажные услуги, для которых разработана типовая форма КС-2. Акт приема передачи оказанных услуг может быть написан в произвольной форме, то в нем обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Подробная информация об исполнителе и заказчике.
- Период оказания услуг.
- Данные представителей сторон.
- Итоговая стоимость предоставляемых услуг.
- Сводная информационная таблица.
- Документ, который подтверждает правомерность действий представителей сторон.
- Должности, подписи и печати сторон.
Отсутствие каких-то пунктов может привести к аннулированию акта, так как он будет считаться недействительным. По согласованию сторон в документ могут быть внесены дополнительные пункты и требования.
Акт приема-передачи должен составляться и подписываться стороной, которая оказывает услуги. Только потом документ передается на подпись заказчику. Один экземпляр должен оставаться у исполнителя, а второй у заказчика, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации они могли разрешить спор официальным путем.
Акт приема-передачи оказанных услуг является юридическим документом, при составлении которого нужно придерживаться определенных требований и нормативов.
Что касается формы акта, то она может быть самостоятельно определена обеими сторонами. Иногда уже готовая форма содержится в приложении к договору. Эксперты рекомендуют в самом соглашении делать ссылку на прилагающийся к нему документ, то есть приложение.
Если требования к содержанию акта не были согласованы, его можно составить в произвольной форме. Но перечень услуг, сведения об их объеме и другие данные обязательно должны присутствовать.
Любой акт приема-передачи (товара, на ответственное хранение, услуг) должен быть правильно составлен, чтобы не возникало никаких спорных моментов по поводу прав и обязанностей сторон.