Смена юридического адреса ООО, а конкретно места нахождения фирмы, может осуществляться по различным причинам: приобретение или аренда нового офисного помещения, переезд организации в связи со сменой вида предпринимательской деятельности, сокращением или наоборот расширением количества рабочего персонала, уменьшение расходов и по многим другим причинам.
Однако кроме того, чтобы грамотно оформить договор купли-продажи или аренды, найти подходящее помещение, осуществить сам переезд и разместить рабочее оборудование и персонал, необходимо в обязательном порядке внести изменения в учредительные документы компании касательно смены юридического адреса ООО и зарегистрировать их в ЕГРЮЛ. Эта процедура детально регулируется положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, а также Федеральными Законами №14 от 8 февраля 1998 года и №129 от 8 августа 2001 года.
Регистрация нового юридического адреса ООО без перехода в другую налоговую
Решение о смене юридического адреса ООО должно быть принято не руководством организации, а всеми ее участниками. Для этого проводится всеобщее собрание, по результатам которого составляется протокол, подписываемый всеми присутствующими.
На следующем этапе руководству ООО необходимо собрать пакет следующих документов:
- Обновленный устава (в двух экземплярах).
- Протокол всеобщего собрания.
- Квитанции, которые подтверждают факт оплаты государственной пошлины. На сегодняшний день сумма пошлины, оплачиваемой за проведение регистрации изменений в документах, составляет 850 рублей.
- Заявление, составленное по форме Р13001 (адрес указывается в соответствии с КЛАДРом).
- Ксерокопии документов собственника помещения. Их предъявление не обязательно, однако в ряде случаев отсутствие документов может стать весомым поводом для отказа в регистрации изменений.
После сбора всей необходимой документации, генеральный директор ООО или уполномоченное физическое лицо (официальный представитель компании, действующий на основании доверенности), подает документы в отделение налоговой службы.
Представители налоговой должны выдать опись всех полученных документов, внизу которой ставится дата и личная подпись с указанием должности сотрудника. Длительность процедуры регистрации нового юридического адреса ООО – до пяти дней. По истечении указанного срока представитель ООО или директор совершает повторный визит в налоговую инспекцию, чтобы забрать поданные документы и получить свидетельство о регистрации нового юридического адреса.
Завершающим этапом всей процедуры считается уведомление государственных инстанций и фондов о смене юридического адреса ООО.
Общие правила по заполнению заявления формы №Р13001
Основным документом при смене юридического адреса считается заявление, имеющее типовой вид. Новая форма заявления и порядок его заполнения были утверждены Федеральной налоговой службой в 2013 году.
В документе есть страницы, которые необходимо заполнять в обязательном порядке – первая и листы, обозначенные буквой «М», а также страницы, заполняемые только в конкретных ситуациях, которые помечены буквами от «А» до «Л». Распечатывать следует только те листы, которые подлежат заполнению, нумерует их сам заявитель.
Заполнять форму можно как на компьютере, так и письменно от руки, в тексте заявления не допускаются исправления, ошибки, лишние пробелы в знакоместах, знаки переноса. Если заявление на смену юридического адреса ООО заполняется от руки, то следует соблюдать такие правила:
- Писать прописными буквами (лучше печатными, если почерк непонятный).
- Небуквенные символы писать в обычном режиме.
- Использовать только черные чернила.
Если заявление заполняется на компьютере, то необходимо:
- Использовать шрифт Courier New, цвет шрифта — только черный.
- Написание должно быть заглавными буквами.
- Буквенный размер — восемнадцать пунктов (кегль);
Перед заверкой заявления у нотариуса его необходимо обязательно проверить, чтобы вся информация была указана верно и совпадала с учредительными, и другими документами. В противном случае налоговая инспекция может отказать в регистрации или же в реестр попадут ошибки, осложняющие в дальнейшем деятельность ООО.
Кому необходимо сообщить новый адрес юридического лица
Сообщить новый адрес организации необходимо:
- Государственному комитету статистики: на официальном сайте следует обновить коды статистики, сделать это можно путем введения новых данных в соответствующие колонки.
- Государственным фондам: уведомление внебюджетных фондов – это обязанность сотрудников налоговой инспекции, однако если руководство ООО не хочет затягивать процесс, то оно должно самостоятельно уведомить все фонды о смене юридического адреса.
- Банкам-кредиторам: изменение юридического адреса предполагает замену пластиковых карточек для каждого счета ООО, открытого в отделениях банков. Для уведомления банков генеральный директор или его доверенное лицо должны посетить офис банка и написать соответствующее заявление, к которому прилагается уведомление из Государственного комитета статистики, копия протокола всеобщего собрания участников ООО, свидетельство о зарегистрированных изменениях.
- Партнерам: по правилам деловой этики, партнеры ООО должны одними из первых узнать об изменении юридического адреса, уведомить их можно по электронной почте.
Регистрация нового юридического адреса с переходом в другое отделение налоговой службы
Порядок смены юридического адреса ООО в связи с переходом из одной налоговой службы в другую имеет некоторые отличия. Организация, при подаче документов на регистрацию, одновременно уведомляет об изменениях прежнюю налоговую инспекцию.
После чего регистрирующий орган регистрирует изменения в учредительных документах и ЕГРЮЛ, а также снимает ООО с учета в налоговой службе по старому юридическому адресу и выдает заявителю свидетельство (уведомление) о снятии с учета в налоговой. Дело налогоплательщика должно быть отправлено по внутренней почте Федеральной налоговой службы в налоговую инспекцию по месту нового адреса ООО.
Немаловажную роль в ускорении порядка снятия с учета и пересылки документов играет отсутствие у организации долгов по всем налогам, пеням и штрафам.
Налоговая инспекция по новому адресу ООО ставит организацию на налоговый учет, при этом новый идентификационный номер налогоплательщика не присваивается, а остается прежним. После этого организации необходимо:
- Сняться с учета в государственных фондах по прежнему месту нахождения.
- Встать на учет во всех внебюджетных фондах согласно новому юридическому адресу.
Если ООО переезжает в другой регион Российской Федерации, то смена юридического адреса требует обязательного внесения изменений в печать предприятия, которую следует изготовить с указанием нового адреса. При переезде организации в другой регион страны налоговые органы могут задержать по тем или иным причинам процесс передачи информации в налоговую службу по новому адресу ООО, в этом случае руководству необходимо обратиться в управление Федеральной налоговой службы с официальной просьбой провести выгрузку данных в налоговую инспекцию по новому адресу.
Для смены юридического адреса и перехода в новую налоговую, руководству ООО необходимо подготовить пакет следующих документов:
- Протокол всеобщего собрания с подписями всех участников.
- Новый устав ООО (в двух экземплярах).
- Заявление, составленное по форме Р13001.
- Письменный запрос на получение ксерокопии устава (стоимость 400 рублей).
- Квитанция, которая подтверждает внесение государственной пошлины (в среднем 800 рублей).
- Документы, предоставленные собственником помещения (ксерокопия договора аренды, оригинал документа, который подтверждает право собственности).
Когда ООО могут отказать в регистрации изменений
Представители регистрирующего органа проверяют документы на комплектность, если хотя бы один отсутствует – выносится решение об отказе в проведении регистрации. Кроме этого, отказать в регистрации могут в следующих случаях:
- Подача документов в ненадлежащий орган.
- Нахождение юридического лица в процессе ликвидации.
- Несоблюдение нотариальной формы представленного заявления.
- Подписание заявления неуполномоченным лицом.
Если при внесении в устав изменений юридического адреса была допущена ошибка в заявлении, которая была обнаружена после регистрации, то для ее устранения необходимо подать новое заявление, заполненное по форме №Р14001. К заявлению необходимо приложить старое заявление, в котором или в приложении к которому была ошибка. В заявлении заполняются только пункты и приложения с ошибками, которые следует отметить знаком «V» с подчеркиванием ошибки. Подпись на заявлении заявлять у нотариуса не требуется.
За непредставление информации или подачу недостоверных сведений об изменении юридического адреса (места нахождения) организации, ее должностное лицо (руководитель, генеральный директор) привлекается к административной ответственности в виде предупреждения или административного штрафа в сумме 5000 рублей.
Если будет выявлено заведомо ложная подача информации об изменении юридического адреса, то к руководителю предприятия может быть применена дисквалификация на период до трех лет.