Служебная характеристика – документ, который дает оценку профессиональной деятельности работника, а также его деловых и личностных качеств. Как любая официальная бумага, характеристика пишется сухим «канцелярским» языком фактов. Это может не устраивать некоторых работодателей, которые предпочитают для составления впечатления о будущем работнике пользоваться устными рекомендациями или более вольными по форме изложения рекомендательными письмами. Однако существует масса ситуаций, в которых работнику не обойтись без правильно составленной служебной характеристики, а значит – эта форма делового документа актуальна и по сей день. Существует четкая структура ее составления и ряд рекомендаций, помогающих разобраться в тонкостях оформления.
Виды служебной характеристики
Виды служебных характеристик определяются целями ее написания.
Внутренняя характеристика
Используются только в пределах самой организации. Основанием для составления внутренней характеристики на работника всегда должен являться локальный нормативный акт.
Внутренняя характеристика может являться составной частью ряда других документов, например, представлений на вынесение благодарности или премирование. Потребность в таком документе чаще всего возникает при:
- Переводе на вакантную должность.
- Поощрении или дисциплинарном взыскании.
- Служебной аттестации работника.
- Повышении в должности или расширении списка обязанностей.
- Направлении в длительную командировку и т.д.
При составлении внутренней характеристики следует больше акцентироваться на описании трудовой деятельности специалиста.
Если в этом есть необходимость, в ней может даваться оценка:
- Карьерных стремлений и ожиданий работника.
- Творческого потенциала.
- Волевых качеств и т.д.
Внешняя характеристика
Может составляться как по просьбе самого работника, так и в соответствии с требованием государственных органов или разных сторонних организаций. Характеристика с места работы может быть необходима сотруднику для решения бытовых проблем:
- Получения кредита в банке.
- Оформления визы.
- Поступления на заочное обучение и т.д.
Этот же документ часто запрашивается в случае принятия в отношении работника властных решений на государственном или муниципальном уровне:
- Призыве для прохождения военной службы.
- Выдаче разрешительных документов.
- Представлении к награде.
- Применении мер административного воздействия и т.п.
Наиболее сложными для работников кадровой службы являются ситуации, когда запросы на служебную характеристику поступают из суда или адвокатской конторы. В большинстве случаев эти документы не содержат конкретных указаний, какая именно информация о работнике необходима.
Самое разумное решение для столкнувшегося с такой проблемой кадровика – оговорить содержание характеристики с самим работником, чье дело находится в судовом производстве, или его правозащитником.
Независимо от вида служебной характеристики и оснований для ее написания должны соблюдаться общие стандарты делопроизводства:
- Документ составляется исключительно на фирменном бланке организации работником отдела кадров или непосредственным начальником того сотрудника, который характеризуется.
- Информация излагается от третьего лица в настоящем или прошедшем времени.
- Подписывает документ директор предприятия или лицо, имеющее соответствующие полномочия.
Структура написания характеристики
Служебная характеристика должна иметь определенную структуру.
Заголовок
Эта часть документа содержит его название, которое пишется по центру вверху заглавными буквами. Ниже, помимо фамилии, имени и отчества сотрудника, могут указываться сведения об организации, выдавшей характеристику, и дата ее составления. В отдельных случаях дата проставляется в конце текста или рядом с подписями должностных лиц, заверяющих документ.
Если она предназначена для внутреннего использования, необходимо также назвать конкретную должность или специальность характеризуемого.
Основная часть
Этот раздел документа можно условно разбить на несколько частей:
Общие анкетные сведения. Этот раздел занимает первый абзац документа. В нем необходимо указать на чье имя выдается характеристика (фамилия, имя и отчество пишутся полностью), год рождения сотрудника и, полученное им образование.- Краткая информация о том, где работал характеризуемый до настоящего места работы. Информация вносится согласно трудовой книжке и личного дела.
- Характеристика трудовой деятельности на настоящем месте работы. В этом разделе рекомендуется указать дату трудоустройства в организацию, предоставить сжатую информацию о значимых достижениях сотрудника и его карьерном росте.
- Характеристика личностных и деловых качеств работника. В этом разделе необходимо описать уровень работоспособности сотрудника, его профессиональную компетентность, общий уровень культуры, особенности деловых и личностных взаимоотношений с членами коллектива, способность к самообразованию, творчеству и т.д.
- Информация обо всех поощрениях, наградах и взысканиях.
Заключение
Присутствует только в тех характеристиках, которые пишутся для внешнего использования. Это последний абзац текста, в котором указывается непосредственная цель составления данного документа. Здесь же указывается дата, если она не была вписана в начале.
В отдельных случаях при составлении внутренней характеристики в последнем абзаце указывается должностное лицо, по запросу которого создан настоящий документ.
После того, как документ подписан, он заверяется печатью организации. Внутренние характеристики могут подписываться только руководителем отдела кадров или непосредственным руководителем работника. Оттиски печати в них не проставляется.