Правила заполнения листов нетрудоспособности, также как и их форма, подвергаются периодическим изменениям. Последние изменения вступили в силу в 2014 г. В соответствии с ними для целей данной статьи мы будем использовать следующие термины:
- «Страхователь», понимая под ним организацию или индивидуального предпринимателя, выступающих в роли работодателя.
- «Нетрудоспособный», под которым будем понимать работника, которому выдан лист нетрудоспособности.
Оформление больничного листа работодателем
Работодателем заполняется нижняя часть больничного листа. Основное требование к оформлению листа нетрудоспособности: аккуратное заполнение печатными буквами не шариковой ручкой черного цвета.
Заполняемая работодателем часть больничного листа содержит следующие последовательные поля:
- Двадцать девять верхних ячеек предназначены для внесения наименования организации. Начинать следует с указания формы юридического лица: например, ООО. Сокращение наименования может быть произведено не только методом обрезания не уместившейся части названия, но и путем сокращения отдельных слов в уместившейся части для того, чтобы наименование организации было очевидным и не могло быть спутано с другим: например, ООО МОБИЛЬН СИС-МЫ ДАЛЬНЕГО В. В случае необходимости в названии организации могут ставиться знаки препинания. Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то указываются фамилия и инициалы предпринимателя. Точки и пробелы между инициалами не ставятся.
- Вид трудовой деятельности: основная или по совместительству – отмечается галочкой в соответствии с условиями трудового договора.
- Регистрационный номер страхователя предполагается к занесению в 20 ячеек, разделенных на два блока по 10. Этот номер указан во всех документах ФСС РФ, которые выдаются страхователю.
- Пятизначный код подчиненности указывает на код подразделения ФСС РФ, к которому относится страхователь.
- ИНН нетрудоспособного, полученное им в налоговых органах.
- СНИЛС нетрудоспособного, полученное им в Пенсионном фонде.
- Поле «Условия исчисления» является факультативной записью, заполняется при наличии указанных условий. Максимально возможно три двухзначных обозначения, каждое из которых обозначает одну категорию, предполагающую особые условия для начисления пособия. Коды и категории указаны на оборотной стороне листа и касаются разного вида льготников, включая работников Крайнего Севера, инвалидов, работающих по срочному трудовому договору и других.
- Поле «Акт формы Н-1» является факультативным: в нем проставляется дата акта, которым было установлено, что нетрудоспособность работника возникла в результате несчастного случая на производстве.
- «Дата начала работы» — факультативное поле — заполняется работодателем только в случае, если трудовой договор с работником на момент получения больничного листа был расторгнут (аннулирован).
- Поле «Страховой стаж» предусматривает указание общего стажа работника в годах и месяцах.
- Отдельной факультативной строкой производится запись о продолжительности нестрахового периода в соответствии с Законом РФ №4468-1.
- Требует указать период, за который работнику выплачивается пособие: с [дата 1] по [дата 2].
Далее следуют строки расчета пособия, включающие в себя:
- Средняя заработная плата за 2 года, предшествующих периоду нетрудоспособности.
- Средняя дневная заработная плата, рассчитанная как частное от деления средней заработной платы на 730.
- Сумма начисленного пособия за счет работодателя (за первые три дня нетрудоспособности).
- Сумма начисленного пособия за счет ФСС (за четвертый и последующие дни нетрудоспособности).
- Итоговая сумма начисленного работнику пособия по нетрудоспособности (до вычета НДФЛ).
Заполняемая работодателем часть листа нетрудоспособности завершается фамилией и инициалами руководителя организации и главного бухгалтера, либо лиц, исполняющих их обязанности.
Ошибки при заполнении больничного листа работодателем
Как правило, ошибки при заполнении листа нетрудоспособности заключаются в неаккуратной записи букв в ячейках бланка, делающей невозможность его машинного чтения. В связи с этим следующие рекомендации могут быть высказаны:
- Не допускается выход букв за пределы ячеек, строчное или слитное написание букв.
- В строках, в которых содержимое меньше, чем количество ячеек, пустые ячейки следует оставлять после записи, а саму запись начинать с крайней левой ячейки.
- В строках, в которых содержимое больше, чем количество ячеек, запись сокращается, но при этом должна оставаться понятной.
Фактические ошибки в расчете пособия являются более серьезными, но их можно аккуратно исправить, заверив исправление на обратной стороне листа подписью и надписью «Исправленному верить». В случаях, когда ошибки в заполнение носят многочисленный характер или произошли в результате сбоя работы принтера, возможно, потребуется замена листа на новый. Решение об этом выносят инспекторы Фонда социального страхования.
Порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности
Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается на основе среднего дневного заработка.
Средний дневной заработок для этих целей вычисляется за 2-летний период до наступления временной нетрудоспособности как сумма всех выплат работнику, связанных с оплатой его труда, разделенная на 730.
Также учитывается следующее:
- При страховом стаже работника 8 и более лет выплате подлежит полный средний дневной заработок (т.е. коэффициент = 1).
- При страховом стаже работника от 5 до 8 лет выплате подлежит средний дневной заработок с коэффициентом = 0,8.
- При страховом стаже работника до 5 лет выплате подлежит средний дневной заработок с коэффициентом = 0,6.
- При страховом стаже работника менее 6 месяцев выплате подлежит пособие, которое за полный календарный месяц не должно превышать МРОТ с учетом районных и иных коэффициентов.
В зависимости от страхового стажа средний дневной заработок умножается на соответствующий коэффициент. Полученная сумма умножается на количество дней нетрудоспособности, подлежащих оплате.
Работник, трудовой договор с которым был прекращен, имеет при наступлении страхового случая в течение 30 дней после увольнения право на получение пособия по нетрудоспособности в независимости от страхового стажа в размере среднего дневного заработка с коэффициентом = 0,6.
Работнику, предъявившему лист нетрудоспособности в связи с болезнью ребенка, первые 10 дней оплачиваются, исходя из страхового стажа, последующие дни – в размере среднего дневного заработка коэффициентом = 0,5.
Пример
Предположим, что сумма всех выплат работнику за 2 последних года составила 705128 рублей. При этом страховой стаж работника составляет 7 лет. Лист нетрудоспособности выдан работнику на 14 дней в связи с болезнью его ребенка.
Вычисляем средний дневной заработок для целей пособия по нетрудоспособности:
705128 / 730 = 965,93 руб.
Рассчитываем ежедневное пособие в течение первых десяти дней с учетом страхового стажа:
965,93 * 0,8 = 772,74 руб.
Рассчитываем ежедневное пособие в течение четырех последующих дней с коэффициентом 0,5:
965,93 * 0,5 = 482,97 руб.
Вычисляем пособие, исходя из расчетов:
772,74 * 10 + 482,97 * 4 = 9659,28 руб.
Из них первые три дня оплачивает за счет работодателя:
772,74 * 3 = 2318,22 руб.
Последующие дни оплачиваются за счет ФСС:
9659,28 – 2318,22 = 7341,06 руб.
Не забываем, что пособие является доходом работника, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ:
9659,28 * 0,13 = 1255,71 руб.
Итого в качестве пособия работник получит:
9659,28 – 1255,71 = 8403,57 руб.